Bayer plant und budgetiert mit "Planning Wizard".

Eine Etatplanung ist, in unterschiedlichen Ausprägungen, ein mühseliger und oft auch langwieriger Prozess. Fast jeder Verantwortliche wird sich schon den Zauberstab gewünscht haben, mit dem er ein hieb- und stichfestes Budget aus dem Hut zaubern kann.

Die Pharmaceutical Division of Bayer Corporation in West Haven, Connecticut, hat ein neues Planungs- und Budgetierungstool implementiert und es bezeichnenderweise "Planning Wizard" genannt.

Das Entwicklerteam wurde tatsächlich vor eine "zauberhafte" Aufgabe gestellt: Es galt mehr als 600 Kostcenter weltweit zu vernetzen. Dabei mussten insgesamt drei Schwesterunternehmen (in Clayton und Raleigh, North Carolina, sowie in Berkeley, California) und natürlich die Zentrale in Leverkusen, Deutschland, eingebunden werden.

Eine Budgetierung für das einzelne Kostcenter mit Kapitalbedarfs- und Personalplanung (die im Planungsprozess von Bayer eine Schlüsselfunktion ist) wurde aufgebaut. Integriert werden sollte ein sehr anschauliches Berichtswesen für alle Managementebenen, das sich in die bereits existierenden Business Intelligence-Systeme nahtlos einzufügen hatte.

Wegen der Komplexität der Aufgabe - Zeitverschiebungen, Konvertierungsprobleme, Mentalitäts- und Sprachunterschiede (die verschärft wurden durch sehr unterschiedliche technische Standards), mussten bewältigt werden - war für das neue Hightech-Tool die Akzeptanz durch die Kostcenter-Manager von ausschlaggebender Bedeutung. „Wir waren uns von Anfang an bewusst, dass die leichte Handhabbarkeit der kritische Punkt des neuen Systems sein würde”, erklärte Pat Greenbaum, Manager Business and Financial Systems. „Einige unserer Kostcenterchefs haben Erfahrung im Finanzwesen, andere sind Ärzte, Verkaufsleute oder reine Forscher, deren Erfahrungen darin naturgemäß sehr begrenzt sind. Außerdem, nachdem wir auf über 600 Kostcenter angewachsen sind, ist der Prozess der Dateneingabe natürlich deutlich aufwändiger geworden. Im Wesentlichen brauchten wir ein System, das auf schnelle und benutzerfreundliche Art allen Managementebenen leicht verständliche Reports liefert und sich in den bestehenden Entscheidungsfindungsprozess eingliedert.”

Durch Entwicklung und Implementierung des "Planning Wizard" wurden die Manager der Kostcenter mit einem effektiven Desktop-Tool ausgestattet. Es liefert transparente Informationen mittels eines benutzerfreundlichen Frontends und erleichtert den Linien-Managern ihre Kostcenter zu planen und zu führen. Im Ergebnis hat die Pharmaceutical Division of Bayer Corporation eine der allerersten webbasierenden Planungsapplikationen im Einsatz. Sie verschlankt den Planungsprozess dramatisch und macht den Manager selbst sowohl für die Planung als auch für die Ergebnisse des Kostcenters verantwortlich. Die Buchungskontrolle im System legt sogar die Verantwortlichkeit offen.

Das Tool ist nahtlos in die vorhandenen Business Intelligence-Systeme SAP BW und Hyperion integriert. Der Kern der Applikation ist eine Oracle Datenbank mit inSight / dynaSight, die als Frontend für die Reports und Eingabemasken läuft. Die äußeren Anwendungsmerkmale bildet der "Zauberer", der den Bildschirm belebt. Weitere kreative Grafiken bringen nicht nur mehr Farbe auf den Bildschirm, sondern führen gleichzeitig den User durch den Budgetierungsprozess. Besonders wichtig: Auch weniger buchungsbegabte Manager werden dadurch nicht gleich abgeschreckt!

Die Anwender greifen über das Bayer-Corporate-Intranet von jeder deutschen Zentrale oder jeder amerikanischen Filiale aus auf ihre Planungsinformationen zu. Die Applikationen wurden in das Netz gestellt, weil so alle mehr als 600 Kostcenter relativ leicht angeschlossen werden konnten.

Verblüffend war, dass das Projekt innerhalb von knapp neun Wochen implementiert und startbereit war. Darin enthalten war nicht nur die Entwicklung der inSight- / dynaSight-Anwendung "Planning Wizard", sondern auch die Installation des Backends. Das genau war der Grund, warum die Wahl auf inSight / dynaSight als Frontend-Tool gefallen ist.

Die Schnittstelle von inSight / dynaSight mit Oracle war ebenfalls ein Schlüsselelement bei der Beschaffung. inSight / dynaSight überzeugt ebenfalls mit einigen anderen Leistungsmerkmalen: unternehmensweite Applikationen, kurze Entwicklungszeiten, Internet-/Intranet-Tauglichkeit - alles wichtige Punkte bei der Entwicklung des "Planning Wizard". Nach dem ersten Budgetierungslauf suchte Bayer Wege der Verfeinerung: ein relativ einfaches Unterfangen bei der Flexibilität und dem dynamischen Grundcharakter von inSight / dynaSight. Oracle unterstützte das Projekt mit einer robusten relationalen Datenbank als Datenspeicher. Die umfangreiche Nutzung von PL/SQL-Prozeduren, Funktionen und Packages zur Verarbeitung und Integritätsprüfung der Daten ist für den Endanwender, der auf das System mit dem Frontend inSight / dynaSight zugreift, gar nicht spürbar. Die Entscheidung, für das System eine relationale Datenbank zu benutzen, beruht auf rein strategischen Gründen. Es wurde damit sichergestellt, dass die Applikationen einfach, systematisch und ökonomisch an die sich ständig wandelnden Geschäftsabläufe angepasst werden kann.

Des Weiteren wurde die Arbeitszeit, die die Manager am Computer verbringen bzw. Formulare ausfüllen, eklatant reduziert. Von den Papierkosten selbst einmal ganz zu schweigen. Und, auch sehr wichtig: Jede Nacht wird ein System-Update mit den neuesten Daten durchgeführt. Damit ist die Aktualität und Genauigkeit jeder einzelnen Information sichergestellt.

Nicht gerade magisch aus dem Hut gezaubert, aber doch in jeder Hinsicht beeindruckend.

Die wesentlichen Merkmale des "Budget Planning Wizard" auf einen Blick:

• Budgetierung von Hunderten von Kostcentern
• Hunderte von Endanwendern mit Dutzenden von gleichzeitigen Zugriffen
• Budgets auf Jahres- oder Monatsbasis
• saisonabhängige Budgets
• Projektbudgetierung
• Bottom-up- wie auch Top-down-Funktionalität
• integrierte Budgetierung des Kapitalaufwandes
• mehrphasiger Prozess mit verschiedenen Stichtagen
• Budgetierung der Belegschaft einschließlich Lohnkosten
• automatische Lohn- und Gehaltszahlung für Festangestellte
• Kostenvorlagen pro Belegschaft vereinfachen die Budgetierung für den Manager
• Zwischenregister erlauben es dem Kostcentermanager, mit dem Budget zu experimentieren, bevor er seine Zahlen veröffentlicht
• Reportingsystem des Kostcenters für alle Hierarchieebenen
• Die Buchungskontrolle macht es dem Administrator möglich, die Modifizierungen nachzuvollziehen
• Aktualisierungen werden berichtet
• fein abgestuftes Sicherheitssystem für den Endanwender-Zugang
• zentrale Administration über alle Budgetierungsphasen mit Kontenplan, Endanwenderplan, Berechtigungen etc .
• Intranet- und browserbasierende Applikation, kein Client-Server-Zugang für den Endanwender
• Backend: Oracle, Frontend: inSight / dynaSight
• nahtlose Integration in die installierten SAP BW- und Hyperion-Systeme